时间为什么不够用

  什么是企业家最头疼的事情?接受调查的大部分高级管理者都给出了同样的回答:时间不够用。正因为如此,“时间管理”近来成为企业家关注的焦点。一些专家也提出了一些理论,例如“向时间要效率”、“以12个小时做完14个小时的事”,他们把时间管理等同于“提高速度”。

  时间管理等同于速度管理吗?怎样的时间管理才是最科学的?带着这些问题,记者采访了被德国《资本》杂志等媒体誉为“时间管理界教皇”的罗特尔·塞维特教授。

  事务性工作浪费了太多时间

  作为一名深受欢迎的演说家及教育家,塞维特教授迄今已经培训了10多万名时间管理学学员。1999年,他成为首位获得美国培训发展协会“杰出实践奖”的德国人。设于海德堡的塞维特培训顾问学院就是专门研究“时间管理”理论和“终身领导”理论的机构。

  说起时间管理,塞维特教授先给记者讲了个寓言:一人在林中散步,见到一名伐木工正在大汗淋漓地锯着已经砍倒的树干。散步者觉得奇怪,便问伐木工人:“打搅一下,我发现你的锯子已奇钝无比!你为何不把它磨锋利呢?”伐木工气喘吁吁地回答:“我可没时间———我还得锯大树呢!”

  很多管理者上班的时间被各种工作占满,回到家里还要寻找时间继续工作,从早忙到晚,还是感觉时间不够用、工作做不完。问题出在哪里?塞维特教授认为,就像忙碌的伐木工人,管理者不愿意抬头看一看,究竟谁偷走了我们的时间。

  前不久,塞维特对企业管理者的时间分配进行了调查,结果出乎很多人意料:占用管理者最多时间的并不是作出战略决策,也不是关注行业动态,而是打电话、开会和处理邮件。“正是这些事务性的工作偷走了我们的时间,而这些工作本身并不能创造价值”,塞维特教授认为,一旦“抓住了偷时间的贼”,剩下的问题就很好解决了。比如,可以有很多方法提高处理电子邮件的效率:清理文件夹,对每封电子邮件回复、归档或删除;把电子邮件分类,设置“自动回复”功能;要求自己处理任何一封电子邮件均不要超过2分钟;回复邮件时使用“群发”功能等等。

  按“优先原则”工作

  会不会利用时间,关键在于会不会制定完善、合理的工作计划。塞维特教授认为,要按照“80/20定理”工作,即将80%的精力集中在20%的关键业务中。

  米歇尔是德国西门子公司的技术总监。以前,米歇尔每周要工作50至55个小时,周末还要把工作带回家做;现在,在下班前1个小时,他就完成了过去全天都做不完的任务。发生这样的变化,是因为他使用了塞维特教授提供的方法———制定每天工作计划。

  在制定计划过程中,塞维特教授建议米歇尔注意两点:第一,预留出弹性时间,因为有时候,计划赶不上变化;第二,适用优先原则,把工作分成非常重要、重要和次要三类,以重要程度排列先后次序。此外,每天还要做点使自己特别高兴的事情,因为这样能够鼓励自己按照工作计划执行,并且可以消除工作疲劳。

  学会拒绝、大胆授权

  有一些管理者发现,他们预留的弹性时间永远不够用,总是会遇到一些突如其来的事情,比如,同事拿着一个问题向你请教,或是老板又指派一些新的任务。塞维特教授的建议是:要学会恰当的拒绝。

  拒绝是时间管理中摆脱变化和纠缠的有效方法,但很多人担心得罪人而不愿这样做。塞维特教授认为,拒绝的方法是非常重要的。首先,必须耐心听别人把事情讲完,拒绝时应和颜悦色,但要显露出坚定的态度。拒绝之后,若有可能,可为他提供其它途径的帮助。特别重要的一点是,切忌通过第三者拒绝,因为这样做会显示出你的懦弱,也让对方认为你不够真诚。

  对于高层管理人员来说,塞维特教授则说服他们“大胆授权”。德国巴符特公司总经理弗里柯现在已经离不开录音机了,每天一上班,他把一天的计划录到磁带里交给秘书,并把一切日常工作和琐事尽量委托出去,剩下的时间,就可以做最重要的事情了。“管理是通过他人将事情办妥,可是很多人并不知道这一点。”

  说到这里,塞维特教授总结说,时间管理并不能简单理解为节约时间、提高效率,它的概念要广阔得多,时间管理中包含了构思个人的生活远景、制定具体生活目标以及合适的成功发展策略等等。

  管好时间、享受生命

  塞维特教授说,如今的社会文化过于强调成绩和效率,很多人因此而忽视了生命的意义。工作、朋友与家庭、个人的健康以及个体的精神层面探索,是生活中的四个核心领域。每个人在这四个领域的“幸福平衡”各有不同,有些人觉得花1小时听音乐会得到的享受足以弥补周末10小时加班的辛劳,而另一些人则会感觉与家人在一起更能消解疲劳。但是,这四项当中偏废任何一项,都可能使心灵感到空虚。因此,塞维特教授提出,除了时间管理技巧之外,人们需要一种“生命管理”的意识,它是时间管理的延伸。

  那么怎样才能取得四个方面的“幸福平衡”呢?塞维特教授认为:一是提高工作绩效,要积极参与工作和事业,不做不切实际的计划;二是健康,要用固定的时间去休息或健身,提高工作效率;三是人际接触,花时间与儿女、父母、朋友、同事与邻居建立良好的关系;四是生命意义问题,积极构思自己和家庭的未来蓝图,关心环境和人类的大问题,为心灵找到归宿。

  塞维特自己也是这么做的。塞维特的公司里只有5名员工和19名兼职培训师。但就是这区区20多人,其工作效率及经营收入却可以和一个上百人的顾问公司媲美。据记者了解,塞维特教授给企业培训的小时工资超过1000欧元,但他每个月却只安排不到10次讲课。记者看了他的日程表,除了6小时工作,还安排了运动、聚会、美食和兴趣爱好等。

  摘自《环球时报》

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